CorpSoft24 повысила скорость и прозрачность документооборота в Pierre Fabre с помощью «1С:Документооборот»

ООО «Пьер Фабр» занимается продвижением и продажей дермокосметических средств и лекарственных препаратов. В работе компании формируется большой объем финансовой, договорной и организационно-распорядительной документации, которую необходимо своевременно получать, согласовывать, подписывать и хранить.

Для автоматизации управления документами, бухгалтерского обслуживания и электронного архива компания приняла решение внедрить систему электронного документооборота на базе «1С:Документооборот 8 КОРП» редакции 3.0. По итогам закупочной процедуры партнером проекта была выбрана CorpSoft24.

Ситуация до старта проекта

До внедрения новой системы процессы работы с входящей бухгалтерской документацией, заявками на оплату и другими корпоративными документами не были объединены в едином информационном пространстве.

При обработке документов сотрудникам требовалось контролировать сроки исполнения, определять согласующих и подписантов, переносить информацию между смежными учетными системами и регулировать доступ пользователей к документам. Дублирование данных увеличивало трудозатраты и вероятность ошибок, а поиск документов и контроль их передачи между сотрудниками занимали дополнительное время.

Компании требовалась централизованная система, которая позволила бы автоматизировать получение документов от контрагентов, ускорить их обработку и согласование, организовать электронный архив и обеспечить интеграцию с действующими решениями 1С.

Задачи

Перед командой проекта были поставлены следующие задачи:

• Создать единую систему электронного документооборота и централизованное хранилище документов;
• Автоматизировать получение документов от контрагентов через оператора ЭДО;
• Настроить автоматическое создание документов в СЭД на основании входящих электронных документов;
• Автоматизировать согласование, подписание, обработку и хранение входящей бухгалтерской документации и заявок на оплату;
• Обеспечить автоматическое определение согласующих и подписантов в соответствии с их финансовыми полномочиями;
• Разграничить права пользователей и обеспечить контроль доступа к различным видам документов;
• Исключить дублирование информации в смежных системах;
• Интегрировать СЭД с действующими решениями «1С:Бухгалтерия предприятия» и «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП»;
• Сократить время поиска документов и повысить прозрачность их передачи и перемещения;
• Обеспечить контроль сроков исполнения по входящим бухгалтерским документам.

Решение

Основой новой системы стало решение «1С:Документооборот 8 КОРП» редакции 3.0. Система развернута в клиент-серверном варианте с использованием Microsoft SQL Server и интегрирована с действующими учетными решениями компании.

В единой информационной среде были автоматизированы:

• Делопроизводство;
• Учет и хранение документов;
• Ведение номенклатуры дел;
• Учет и контроль исполнения поручений;
• Учет и согласование договоров;
• Обработка входящей бухгалтерской документации;
• Согласование и подписание заявок на оплату;
• Получение документов от контрагентов через ЭДО;
• Маршрутизация электронных документов;
• Управление правами пользователей.

Для согласования и подписания документов была внедрена матрица финансовых полномочий. На ее основании система автоматически определяет ответственных сотрудников, что позволяет сократить сроки обработки документов и снизить вероятность ошибок.

Также специалисты CorpSoft24 разработали функционал массового создания счетов поставщиков на основании входящих электронных документов, содержащих XML-файл «Реестр счетов».

Как проходил процесс внедрения

На первом этапе специалисты CorpSoft24 провели обследование действующих процессов и собрали требования к будущей системе. По итогам обследования был сформирован календарный план проекта и определен перечень документов и процессов, подлежащих автоматизации.

Затем команда установила и настроила программное обеспечение и сервер СУБД, выполнила начальные настройки системы, разработала и адаптировала формы внутренних документов. Для выбранных видов документов были настроены жизненные циклы, маршруты согласования, автоматическое заполнение печатных форм и ролевая модель доступа.

Отдельное внимание было уделено автоматизации работы с финансовыми документами.

Специалисты CorpSoft24:

• Настроили модуль ЭДО для получения документов от контрагентов;
• Реализовали автоматическое создание документов СЭД на основании входящих электронных документов;
• Настроили согласование, подписание, обработку и хранение бухгалтерской документации и заявок на оплату;
• Внедрили матрицу финансовых полномочий;
• Разработали механизм массового создания счетов поставщиков;
• Настроили правила и шаблоны отражения документов, уведомления, задачи, справочники, регистры, формы и отчеты.

«1С:Документооборот 8 КОРП» была интегрирована с «1С:Бухгалтерией предприятия» и «1С:Зарплатой и управлением персоналом 8 КОРП». В новую систему загрузили справочники и исторические данные из действующих учетных решений.

На завершающем этапе были настроены пользовательские интерфейсы и права доступа, проведено обучение сотрудников и организована поддержка системы в период опытно-промышленной эксплуатации. В октябре 2023 года решение было принято в промышленную эксплуатацию.

Результат

В результате проекта создана единая система электронного документооборота, охватывающая работу с внутренними, договорными и входящими финансовыми документами. Автоматизировано 120 рабочих мест.

Внедрение «1С:Документооборот 8 КОРП» позволило:

• Сократить время обработки входящей финансовой документации;
• Ускорить согласование документов и заявок на оплату;
• Обеспечить контроль сроков исполнения по входящим бухгалтерским документам;
• Снизить количество ошибок благодаря автоматическому определению согласующих и подписантов;
• Исключить дублирование информации в смежных системах;
• Сократить время поиска документов;
• Упростить контроль передачи и перемещения документов;
• Организовать единое иерархическое хранилище документов;
• Обеспечить разграничение прав доступа;
• Повысить уровень исполнительской дисциплины;
• Сделать электронный документооборот более прозрачным и управляемым.

Отзыв клиента

Сопровождение системы

После ввода системы в промышленную эксплуатацию сотрудничество CorpSoft24 и «Пьер Фабр» продолжилось в рамках регулярного сопровождения.

Специалисты CorpSoft24 выполняют обновление платформы и типовой конфигурации «1С:Предприятие», проводят диагностику состояния информационной базы и создают архивные копии. Пользователям предоставляются консультации по методическим и техническим вопросам работы с решениями 1С. Сопровождение осуществляется в рамках договора 1С:ИТС.

Регулярное обслуживание позволяет поддерживать систему электронного документооборота в актуальном состоянии, обеспечивать ее стабильную работу и создавать основу для дальнейшего развития автоматизированных процессов компании.