CorpSoft24 запускает решение для долговременного хранения электронных документов

Распространение электронного документооборота позволило компаниям значительно сократить объем бумажных архивов, однако вместе с этим возникла новая задача — обеспечение юридической значимости электронных документов на протяжении всего срока их хранения. Для решения этой проблемы компания CorpSoft24 начала внедрение системы «1С:Архив», предназначенной для долговременного хранения электронных документов.

Решение создано в соответствии с требованиями российского архивного законодательства и позволяет контролировать весь жизненный цикл документа — от момента передачи в архив до его уничтожения в установленные сроки.

Как отмечают специалисты CorpSoft24, многие организации недооценивают риски, связанные с длительным хранением электронных документов.

«Многие компании уверены, что электронные документы надежно защищены и соответствуют требованиям законодательства только потому, что хранятся в информационных системах. Однако срок действия сертификатов электронной подписи ограничен. После его окончания подтвердить юридическую значимость документа становится значительно сложнее», — отмечает заместитель генерального директора CorpSoft24 Дмитрий Пучков.

По оценке экспертов, большинство существующих решений кадрового электронного документооборота не обеспечивают полноценную долговременную проверку электронной подписи. Кроме того, многие системы электронного документооборота рассчитаны на хранение документов в течение ограниченного периода времени. При этом широко используемый формат подписи CAdES-BES подтверждает подлинность документа лишь в краткосрочной перспективе.

В подобных условиях компании могут столкнуться с серьезными трудностями во время проверок со стороны налоговых органов, судебных разбирательств или взаимодействия с государственными регуляторами, когда требуется подтвердить подлинность документов, созданных много лет назад.

Одной из основных функций системы «1С:Архив» является поддержание юридической значимости электронных документов в течение длительного времени. При загрузке в архив подписи форматов CAdES-BES и CAdES-T автоматически переводятся в архивный формат CAdES-A v3. В дальнейшем система регулярно обновляет архивные метки времени, что позволяет сохранять актуальность подтверждающей информации.

Дополнительно для каждого документа создается архивная копия в формате PDF/A. Этот стандарт обеспечивает корректное отображение файлов независимо от используемых программных и аппаратных средств. В копии также сохраняется визуальное представление электронной подписи, что упрощает работу с архивом и повышает надежность хранения данных.

В компании подчеркивают, что внедрение системы актуально для различных подразделений бизнеса. Руководители получают дополнительную защиту от правовых и финансовых рисков, ИТ-службы могут снизить нагрузку на действующие информационные системы, а сотрудники юридических, кадровых и архивных подразделений — упростить работу с документами и обеспечить их сохранность на протяжении всего срока хранения.

По мнению Дмитрия Пучкова, рынок решений для долговременного хранения электронных архивов обладает значительным потенциалом развития.

«Мы рассматриваем автоматизацию долговременного архивного хранения как одно из наиболее перспективных направлений развития рынка. Российскому бизнесу уже сегодня необходимы решения, которые позволяют сохранять юридическую силу электронных документов на протяжении десятилетий. Поэтому в 2026 году мы предлагаем внедрение системы „1С:Архив“ на специальных условиях, фактически по себестоимости проекта. Это дает клиентам возможность быстро получить работающее решение с минимальными вложениями», — комментирует Дмитрий Пучков.

Специальные условия внедрения будут действовать до конца 2026 года и распространяются на ограниченное количество проектов.

В среднем реализация проекта занимает от пяти до шести месяцев. За это время специалисты проводят обследование существующих процессов, разрабатывают проектное решение, выполняют настройку и интеграцию системы, а также обучают пользователей и сопровождают запуск в опытно-промышленную эксплуатацию.