По ту сторону штата

Юлия Фащенко, PR-менеджер CorpSoft24

Аутсорсинг персонала: модное веяние или реальная необходимость?

С каждым годом рынок услуг аутсорсинга неуклонно растет: все чаще компании видят выгоду в том, чтобы отдать часть функций специалистам «на стороне». Если несколько лет назад присутствовала некоторая степень скептицизма по отношению к аутсорсинговым компаниям, то теперь руководители внимательнее присматриваются к ним. Только за 2017 г. оборот рынка аутсорсинга бизнес-процессов увеличился на 10% и достиг 44,2 млрд рублей (в 2016 г. он составил 40,3 млрд руб.).
Помимо аутсорсинговых фирм, предоставить свои услуги могут и фрилансеры. Однако в этом случае подводных камней еще больше: ведь заказчик, как правило, не заключает с ними официальный договор с указанием требований и сроков. В нашей статье мы не будем рассматривать такую обширную тему, как фриланс, а сосредоточимся на преимуществах и недостатках сотрудничества именно с аутсорсинговыми компаниями.

Популярность аутсорсинга растет – и что это должно означать для директоров компаний? То, что активными темпами развивается перспективное и полезное для бизнеса направление? Или же то, что аутсорсинг – непродолжительный тренд, а руководители принимают его по принципу «все пользуются, и мне тоже нужно»? На сегодняшний день уже ясно, что первое. Но страх изменений по-прежнему остается.

Об успешном опыте делегирования обязанностей на аутсорс не говорит только ленивый. Но среди всеобщих восторгов изредка проскальзывают и робкие предостережения о возможных проблемах. Особенно это касается случаев неудачного сотрудничества, для которого может быть множество причин. И у противников аутсорсинга действительно есть веские доводы. Так что же, выгоднее будет не привлекать к работе внешних специалистов? Для решения этого вопроса, прежде всего, необходимо оценить риски конкретно для Вашего бизнеса и рассчитать, будет ли потенциальной пользы больше, чем вреда. Какие еще нюансы нужно учесть? Сейчас расскажем.
У аутсорсинга много как преимуществ, так и недостатков, о которых будет сказано ниже. Но для начала разберемся, какие у него области применения. Как правило, для выполнений работ чаще всего приглашают специалистов по информационным технологиям, юристов, бухгалтеров, работников в сфере обслуживания и туризма.
По-прежнему наиболее востребованными видами аутсорсинга являются:

• Подбор и найм персонала
• Развитие и оценка персонала
• Кадровое делопроизводство
• Бухгалтерский и налоговый учет

Конечно, необходимые компаниям услуги различаются в зависимости и от их масштаба, и от направления деятельности. Точка зрения, что аутсорсинг будет полезен только небольшим компаниям, в корне ошибочна. Определенные выгоды использования внешних специалистов есть для всех фирм без исключения.
Главным преимуществом становится значительная экономия денежных средств. Руководителю не нужно открывать дополнительные позиции в штате, а следовательно, ему не приходится тратиться на дорогостоящий рекрутинг, зарплаты сотрудникам, налоги. К тому же нет необходимости вкладываться в развитие и обучение персонала, предоставлять оборудованное рабочее место и оплачивать его аренду в офисе. При устройстве трудовых кадров в штат начальство часто переплачивает работникам. И причина не в низкой квалификации: просто для сотрудника недостаточно задач, и поэтому в его работе регулярно бывает простой. Получается, стоимость труда не адекватна реальному рабочему времени. Если же сотрудники на таких «вспомогательных» позициях ориентированы на карьерный и профессиональный рост (которого нет), то начинается «текучка» кадров – а это, в свою очередь, приводит к дополнительным расходам на закрытие вакансии. Особую актуальность это имеет для представителей малого бизнеса с ограниченным бюджетом, которые не могут позволить себе непомерно «раздувать» штат.

Что можно сказать о выполнении непосредственных обязанностей? По данным опросов, специалисты на аутсорсе могут обеспечить более качественное выполнение задач. Часто они обладают более разнообразным опытом, чем штатные сотрудники. Немаловажным станет и предотвращение ситуаций, когда работник, наличие которого на рабочем месте является в определенный момент критичным, по тем или иным причинам не выходит на работу. Заключив договор с аутсорсинговой компанией, руководитель может избежать этого. По договору ему обязаны регулярно проводить необходимые работы, а в экстренной ситуации – на месте или удаленно оперативно оказать помощь.
Слишком много времени, сил и других ресурсов отнимают такие процессы, как кадровое делопроизводство, подбор персонала и т.д. В большинстве случаев аутсорсинг помогает освободить время на решение действительно важных, стратегических вопросов. В долгосрочной перспективе это позволило бы усовершенствовать продукт/услугу и при последовательном развитии привлечь больше клиентов. Кроме того, моментальное обеспечение всеми необходимыми специалистами облегчит быстрый запуск проекта, и неважно, что это будет: стартап или новое направление деятельности в крупной компании.

Крепким подспорьем аутсорсинг будет и в плане организации предприятия. Например, Ваш бизнес растет намного быстрее, чем происходит расширение обслуживающих его подразделений. Возможен и такой вариант: компания имеет разветвленную структуру, множество филиалов, координировать которые из головного офиса бывает непросто, а сформировать на месте полный штат – нерентабельно.

Казалось бы, достоинства такой формы организации работы неоспоримы, но есть еще несколько не очевидных на первый взгляд «плюсов» аутсорсинга:

1. При открытии бизнеса в другой стране руководители компании сначала могут не знать всех тонкостей кадрового и налогового учета. В такой ситуации аутсорсинг поможет избежать штрафов и более серьезных последствий;
2. Необходимость ведения прозрачной отчетности предотвратит различные финансовые махинации внутри компании;
3. Благодаря качественной поддержке (например, технической) фирма сможет внедрить у себя новые технологии и пользоваться программами и оборудованием, приобретение которого для компании слишком дорого или в принципе невозможно;
4. Привлечение отдельных специалистов способствует рациональному распределению средств, в связи с чем себестоимость продукта/услуги снижается;
5. Настоящей «палочкой-выручалочкой» аутсорсинг становится при необходимости привлекать сотрудников на сезонную работу.

Почему же многие компании, несмотря на наличие явной необходимости, до сих пор не отдали часть обязанностей на аутсорсинг? Причин может быть несколько. Во-первых, это боязнь утечки конфиденциальной информации. В этом случае также не исключены факты мошенничества, нарушения в ведении бухгалтерии и налогового учета, которые компания (по понятным причинам) афишировать не собирается. Во-вторых, необходимость перемен в ведении бизнеса, что может внушать страх и недоверие. В-третьих, недостаток информации об аутсорсинге, хотя в последнее время этот аспект становится все менее актуальным. И последнее, порой слишком высокая стоимость аутсорсинговых услуг.
Все эти причины скорее субъективны, но есть и несколько моментов, над которыми надо всерьез задуматься перед тем, как препоручить обязанности людям извне. Всегда помните, что ответственность аутсорсинговых компаний – вещь очень зыбкая. Вашего внешнего контроля может быть недостаточно для качественного и своевременного исполнения ими взятых на себя обязательств. К тому же только после заключения договора и начала работы с компанией Вы сможете оценить, насколько хорошо ее сотрудники выполняют порученные им задачи.

Нецелесообразно отдавать функции на аутсорсинг, если Вы разрабатываете уникальный в своем роде продукт, и любая утечка информации может принести компании огромный ущерб. Иной вариант развития событий: у Вас особенная услуга/продукт, и необходимы сотрудники, которые должны учитывать эту специфику в своей работе. В таком случае открытие позиции в штате предпочтительнее.

И еще один аргумент «против»: неразработанное правовое законодательство. Разрешение конфликтов между компанией и подрядчиком является сложным из-за отсутствия достаточного количества прецедентов, специализирующихся на этих вопросах юристов и т.д. Не меньше проблем возникнет и в случае банкротства аутсорсинговой компании. Кроме перерыва в работе предприятия, не за горами будут правовые и финансовые затруднения.

Мы попросили прокомментировать использование аутсорсинговых услуг генерального директора компании «CorpSoft24» Константина Рензяева: «Уже давно привлекаем на работу сотрудников из аутсорсинговых компаний. Наибольший спрос на разработчиков 1С, так как на отдельные проекты внутренних кадров не хватает. Но, например, все работники бухгалтерии находятся в штате, потому что компания имеет дело с большим количеством договоров, и для нас важно постоянное присутствие сотрудников на рабочем месте».
После детального разбора можно сказать, что достоинств у аутсорсинга больше, чем недостатков. Он действительно способен избавить компанию от рутинных задач, помочь избежать крупных денежных вложений. Как выбрать компанию-подрядчика, чтобы в процессе сотрудничества не возникло проблем? Для начала поинтересуйтесь репутацией фирмы и ее сотрудников. Также принципиально важно наличие страховых обязательств и необходимой инфраструктуры. Ознакомьтесь с ассортиментом услуг и определите, есть ли среди них необходимые именно Вашему бизнесу. На рынок выходит все больше аутсорсинговых компаний, поэтому Вы наверняка сможете подобрать подходящий вариант по цене и уровню сервиса.

Статья вышла в журнале Босс,  № 7 Октябрь-ноябрь 2018