Итак, в предыдущем материале мы рассмотрели, какие IT-решения можно применить, если вы решили начать отслеживать деятельность сотрудников, работающих удаленно. В этой статье мы расскажем, как можно влиять на продуктивность, опираясь на данные.
Аббревиатура REWTAS расшифровывается так: Remote Employee Working Time Accounting System, по-русски — система учета времени работы удаленных сотрудников.
ИС «REWTAS» предназначена для сбора, обработки и анализа данных о составе, объеме, трудоемкости, фактических сроках и качестве исполнения назначаемых сотруднику задач и работ, оценки загрузки и эффективности работы сотрудника, функциональной группы, подразделения и компании в целом, в разрезе исполняемых бизнес-процессов, видов деятельности, функциональных ролей, категорий и видов работ.
Для начала зададим несколько вопросов идеологу проекта Константину Рензяеву, генеральному директору CorpSoft24.
— Кому этот продукт может принести максимальную пользу?
— Компаниям любого профиля и отраслевой специализации, с большим штатом сотрудников (средний и крупный бизнес): IT, технический, финансовый и управленческий консалтинг, управляющие компании крупных корпораций, производственных объединений и холдингов, логистические и сервисные компании, большие внутренние подразделения крупных компаний (финансовая служба, бухгалтерия, служба МТО, административно-хозяйственный отдел и т.п.) и т.д.
Кстати, если говорить о каких-то специфических запросах, REWTAS изначально разрабатывался с прицелом на дальнейшую кастомизацию, в зависимости от конкретных потребностей каждой отдельно взятой организации.
— Если взять крупный план, какие возможности этот продукт предоставляет руководителю?
— Руководитель подразделения может оперативно распределять задачи и работы между сотрудниками, группой, подразделением с учетом их текущей нагрузки. Он получает прогноз сроков завершения работ, может объективно оценить квалификацию сотрудника, продуктивность сотрудника и подразделения по установленным для них KPI, анализировать поведенческую модель своих кадров — приоритеты, мотивацию, удовлетворенность.
— Что это дает?
— Эффективную организацию работ и детальный учет ресурсов компании — трудовых, временных, финансовых, затраченных на их выполнение. Это про объективную оценку продуктивности и квалификации работников, про контроль их мотивации.
Отчет о распределенной по бизнес-процессам деятельности сотрудника Возможности для Руководителя:
- контролировать текущую загрузку трудовых ресурсов компании,
- контролировать сроки завершения работ по индивидуальным и совместно выполняемым задачам,
- анализировать фактическую трудоемкость и получать прогноз времени выполнения комплексных работ/задач,
- анализировать продуктивность работников по разным категориям работ/задач,
- формировать нормативы по исполнению работ/задач,
- оценивать квалификацию сотрудников.
Возможности для Сотрудника:
- обосновать перед Руководителем плановую трудоемкость и критичные сроки выполнения сложных работ/задач, за счет:
- анализа в Системе статистики по времени и истории выполнения аналогичных работ/задач,
- данных о своей текущей фактической загрузке по работам/задачам,
- разделения задач на подзадачи и делегирования их на соисполнителей с соответствующей специализацией и квалификацией;
- обосновать перед Руководителем фактические трудозатраты и время выполнения работ/задач за счет:
- автоматизированной фиксации в Системе основного и подготовительного времени, потраченного на работу/задачу,
- наличия в Системе статистики по фактическому времени и истории исполнения аналогичных работ/задач,
- наличия в Cистеме аналитики по статусу исполнения делегированных работ/задач.
Перейдем к технической стороне вопроса и обратимся к руководителю проекта Михаилу Папура, заместителю генерального директора CorpSoft24.
Но прежде ответим на, кажется, главный вопрос — зачем нужна еще одна система, если уже имеющиеся инструменты вполне справляются со всеми актуальными запросами руководства...
— Зачем?
— Давайте возьмем для примера какую-нибудь крупную компанию, у которой есть набор систем, ориентированных на решение специфических задач: сервис-дески, тайм-трекеры, таск-менеджеры, проджекты, учетные системы, системы бюджетирования и т.д. Все они разрозненные, поэтому, когда появляется потребность оперативно оценить, где и как в данный момент времени задействованы те или иные ресурсы компании, грамотно ли они используются, насколько качественно выполняются те или иные работы, возникает загвоздка — данные в различных системах несопоставимы, у них разные временные срезы, сложно проверить достоверность данных (например, фактически затраченное время и трудоемкость), наладить реакцию на разнородные события, отслеживаемые в разных системах, и уж тем более сложно сопоставить «нестыкуемые» результаты выполнения логически взаимосвязанных работ.
В результате, когда руководителям разного уровня нужно оперативно получить ответ на подобный вопрос, а подчиненным — быстро отчитаться, приходится собирать и сводить воедино данные из большого количества отдельных приложений. И это серьезная проблема. REWTAS ее решает, поскольку обеспечивает возможность централизованного управления трудовыми ресурсами компании на всех этапах исполнения ключевых бизнес-процессов компании.
История одной проблемы
Сотрудник IT-подразделения одной из компаний, с которой мы общались на предмет внедрения нашей последней разработки — REWTAS, говорит: «Ребята, зачем нам ваша система, если у нас есть сервис-деск, в котором и так фиксируется вся информация о работах, выполняемых по поступающим заявкам? »Например, от одного из подразделений компании поступает запрос — настроить принтер или сделать что-то еще. Задача фиксируется в сервис-деск, на нее назначается исполнитель, который идет и решает ее, после чего заявка закрывается. В итоге в сервис-деск системе всегда можно посмотреть — когда и от кого получена заявка, кем и как она выполнена. Но, когда мы стали обсуждать эту тему, всплыл интересный нюанс.
Руководитель этого сервисного подразделения сказал нам: «А знаете, чего нет в этой системе? К примеру, есть у меня сисадмин, который сети настраивает, оборудование и прочее. Допустим, у него на неделю намечено пять задач, и к намеченному сроку он их все закрыл. Но, глядя в сервис-деск я не могу увидеть: — задачу №2 он делал 20 минут, два часа или два дня? Сервис-деск не дает ответ на этот вопрос .
Мы решили уточнить: «А зачем вам нужно знать, сколько времени сисадмин потратил на определенную задачу?» В качестве ответа наш собеседник привел такой пример: «Предположим, есть две модели принтеров, назовем их «Чип» и «Дейл». «Чип» дешевле «Дейла» на 20%, но сложнее в обслуживании. Допустим, руководство спрашивает у меня, какое оборудование лучше закупить — «Чип» или «Дейл»? Экономист посмотрит чисто формально и скажет: «Хм, принтеры «Дейл» на 20% дороже». Но они гораздо дешевле в обслуживании. Один мой специалист сможет обслуживать, скажем, 20 принтеров, подходя к ним раз в месяц. А к принтеру «Чип» нужно приставить 5 сотрудников, чтобы они регулярно к ним бегали. В итоге затрат выйдет больше».
Это один из множества примеров, который лишний раз подтверждает, что большинству существующих систем чего-то не хватает. На первый взгляд — вроде бы все отлично, но приглядываясь повнимательнее обнаруживаешь, что лошадка прихрамывает на одну ногу. Система REWTAS появилась как раз на этой волне, в качестве универсального ответа на разнокалиберные запросы рынка. У универсальности, конечно же, есть свои недостатки — для каких-то компаний набор функций REWTAS может оказаться избыточным. Но, согласитесь, убавить проще, чем прибавить.
— Михаил, расскажите как внедряется эта система?
— Первый вариант — когда REWTAS разворачивается у нас в облаке, а клиент (заказчик) подключается к нему и платит за аренду по модели «SaaS» (англ. software as a service — программное обеспечение как услуга). При этом, заказчику ничего не нужно настраивать самому. Он дает нам список своих сотрудников, которые будут работать в системе, мы уточняем суть бизнес-процессов компании и состав аналитических разрезов, в которых руководству хотелось бы видеть процессы выполнения работ.
Второй вариант — подключение по модели «On-premise», когда заказчику требуется, чтобы система была развернута локально, на его собственном «железе». Тогда мы определяем состав необходимых работ и характеристики серверного оборудования, в зависимости от требуемой заказчику функциональности, количества пользователей, режимов работы системы. Компания выделяет серверное оборудование, устанавливает необходимые операционне системы, базы данных и т.д., дает нам доступ и наш специалист разворачивает серверную часть системы. Далее идет работа по настройке справочников. Если компания по каким-то причинам не готова самостоятельно формализовать свои бизнес-процессы, виды деятельности, функциональные роли сотрудников и т.д., мы готовы помочь с этим за дополнительную плату. Затем в системе заводятся пользователи, их роли и привилегии, на локальные рабочие станции сотрудников устанавливаются необходимые программы-агенты, после чего сотрудники начинают работать в системе. Естественно, с нашими подсказками и консультациями.
— Предполагает ли этот продукт кроссплатформенность?
— Клиентская часть системы работает в любой ОС семейств Linux, MS Windows, iOS, Android, с браузером, поддерживающим HTML 5.0.
— Какие еще технические решения заложены в системе?
— Помимо телеметрии в REWTAS предусмотрена отдельная платная опция биометрической идентификации сотрудников. Можно поставить в настройках галочку, и камера ноутбука или моноблока будет сверять лицо конкретного сотрудника, прописанное в системе в форме дескриптора, с лицом человека, который сидит в данный момент за компьютером. Так что «чужой» не сможет получить доступ к корпоративным данным.
На базе технологии биометрической идентификации в рамках системы REWTAS реализуется защита конфиденциальных данных в информационных системах компании от несанкционированного доступа, осуществляемого путем:
- входа в ИС под «чужим» логином;
- "подмены" авторизованного пользователя ИС, в процессе его работы;
- подглядывания/фотографирования посторонним человеком содержимого экрана ИС из-за плеча авторизованного пользователя, в процессе его работы в ИС;
- удаленной регистрации в ИС под чужими данными.
Вернемся к целям внедрения и результатам, на которые можно рассчитывать.
— Константин, какой характер у этой системы — условно карательный или договорной?
— Наш первичный мотив — обеспечить прозрачность рабочего процесса, оптимизировать его, наладить взаимопонимание на уровне сотрудник-работодатель и сотрудник-сотрудник. Это не DLP-система. У нас по умолчанию отключены скриншоты экранов, кейлоггеры и прочее. В REWTAS заложен потенциал «вести слежку», но мы против этого и готовы доносить работодателям, что лучше исходить из доверия своим сотрудникам. Карательные меры, с моей точки зрения, — неправильный путь.
— Михаил, в чем заключается выгода для сотрудников?
— Они могут на свое усмотрение выбирать задачи из доступного пула, ориентируясь на личные предпочтения и приоритеты, учитывая свой опыт, текущую загрузку, индивидуальный режим работы. Если вдруг сотруднику для выполнения всего объема работ по задаче не хватает квалификации, опыта или времени, у него есть возможность самостоятельно разделить задачу на части и что-то сделать самому, а что-то делегировать исполнителям с соответствующей специализацией, опытом и наличием свободного времени. REWTAS позволяет обосновать для руководства плановую трудоемкость работ и их дедлайны, фактические трудозатраты и длительность выполнения работ.
В итоге, сотрудник сам участвует в организации и распределении работ. Он самостоятельно управляет своим рабочим процессом, с учетом опыта и предпочтений по текущей загрузке, срокам, объему работ и режиму. Кроме того, благодаря REWTAS сотрудники получают объективную оценку своего труда.
— Как организована сама работа?
— Пользователи в системе делятся, условно говоря, на две группы: инициаторы и исполнители задач и работ. Для «исполнителя» вся работа в системе сводится к взаимодействию с одной единственной формой, где представлен перечень его задач. Приступая к конкретной работе, сотрудник должен кликнуть мышкой по соответствующей задаче, это означает, что он начал работу по этой задаче. Переключился на другую задачу — еще один клик.
Инициатор (обычно это руководители разного уровня) создает задачи, назначает исполнителей и контролирует ход работ. Мы готовим для него дополнительный функционал, позволяющий оперативно контролировать текущую загрузку исполнителей. К примеру, нет смысла назначать на выполнение задачи человека, который и так на 100% загружен. Цепочка управленческой работы выглядит примерно так: создать задачу, назначить исполнителя, проверять исполнение, отслеживая текущий статус и результат работ, получить отчет по сотруднику (по подразделению, по компании), посмотреть сводный анализ.
Возможности мониторинга в REWTAS:
-
отслеживание активности сотрудника за компьютером путем сбора телеметрических данных с помощью специальных программ-агентов, установленных на ПК сотрудника и/или терминальном сервере компании (если подключение к прикладным ИС компании осуществляется в терминальном режиме) которые , в зависимости от настроек, могут:
- фиксировать активность сотрудника за компьютером — нажатия на клавиши клавиатуры, перемещения и клики мыши,
- фиксировать активные приложения, в которых работает сотрудник (наблюдается активность сотрудника) — наименования активных прикладных программ, URL браузеров,
- отправлять на сервер Системы скриншоты рабочего стола/экрана ПК сотрудника,
- отправлять на сервер системы записи видео с монитора сотрудника, записи с микрофона, снимки рабочих мест с веб-камеры, записи видео с веб-камеры.
- биометрическая идентификация сотрудника («по лицу»).
Итак, подведем небольшой итог и рассмотрим, что еще важно знать, чтобы принять решение о необходимости внедрения этой системы.
— Константин, когда можно ожидать первых полезных результатов?
— Первый месяц обычно бывает протирочным. Поначалу будет непросто, люди будут ошибаться, что вполне естественно и предсказуемо из-за человеческого фактора. А вот по результатам второго месяца, когда сотрудники уже привыкнут к системе и начнут продуктивно в ней работать, можно получить полноценную аналитику.
— Насколько REWTAS затратен?
— Для крупных компаний стоимость одной лицензии составят примерно 350 рублей. Это много или мало?
— Звучит несерьезно...
— Тем более, что можно рассмотреть разные способы владения программным комплексом. Мы с легкостью заточим продукт под конкретную компанию — REWTAS на это рассчитан — и продадим готовый кастомизированный софт. Вы платите один раз и получаете эксклюзивный продукт. Специалистов CorpSoft24 в дальнейшем можно нанимать для любых доработок и технического сопровождения.
А можно использовать и схему SaaS, которую мы уже упоминали, к примеру, купить годовую лицензию и получать услугу из облака.
— В каком направлении планируется развивать этот продукт дальше?
— Новые модули будут напрямую связаны с быстро меняющимся бизнес-контекстом и с текущими запросами. Случилась пандемия — потребовалось перевести компании в режим удаленной работы. Сейчас уже понятно, что это не временная мера. Жизнь изменилась безвозвратно, как бы патетично это не звучало. И системы, подобные REWTAS — естественный шаг в новую реальность. Нужно осваивать изменившиеся обстоятельства и по-новому с ними соотноситься.
А еще — нужно экспериментировать. Именно этого требует от нас глобальный контекст жизни. Не просто присматриваться к новшествам, а тестировать их. Как говорится, не попробуешь — не узнаешь.
