КЭДО: что это такое и как перейти

Вести кадровое делопроизводство в электронном формате быстрее и проще, чем работать со стопкой бумаг. Наш эксперт Марина Паськова рассказывает, как вести HR-процессы по-новому и почему стоит об этом задуматься уже сейчас.

Что такое КЭДО

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) – это вариант ведения документооборота, сопровождающего трудовые отношения, при котором файлы создаются, подписываются и хранятся в электронном виде. 

Решение о ведении КЭДО каждая организация принимает для себя самостоятельно. По закону у компаний есть выбор: вести бумажный кадровый документооборот, перейти на электронный или смешанный формат. В пользу КЭДО говорят следующие объективные предпосылки:

• пандемия показала, что важно иметь возможность вести удаленно не только основные бизнес-процессы компании, но и вспомогательные, такие как кадровый учет;

• государство стремится провести цифровизацию трудовых отношений и сделать ее прозрачной в ближайшем обозримом будущем – в 2021 году, к примеру, в ТК РФ появился специальный раздел «‎Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;

• у компаний растет число дистанционных сотрудников, как среди уже существующих, так и новых;

• бизнес стремится оптимизировать кадровый документооборот между своими региональными офисами, сократить время обработки документов и исключить риск их утери.

История развития КЭДО

С 2017 года по 2021 год Минтруд РФ систематически проводил в рамках эксперимента мероприятия, связанные с использованием отдельными работодателями и сотрудниками документов в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Одновременно с этим в начале 2020 года в практический оборот ввели электронные трудовые книжки, а в 2021 году в трудовое законодательство внесли изменения, касающиеся сотрудников на удаленке.

Итак, какая на сегодняшний день сформирована законодательная база регулированию КЭДО:

• Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ФЗ, который дает определение, устанавливает порядок и правила перехода к КЭДО, и на основании которого внесены в Трудовой кодекс поправки по КЭДО;

• Приказ Минтруда России от 20.09.2022 N 578н, устанавливающий единые требования к составу и форматам электронных документов;

• Федеральный закон 06.04.2011 N 63-ФЗ, определяющий правила электронного подписания документов. 

Всё это указывает на то, что в скором времени каждая компания должна будет перейти на КЭДО. А пока у бизнеса есть время перейти на новый формат вдумчиво, проведя все необходимые подготовительные действия.

Что нужно для перехода на КЭДО

Если компания принимает решение о переходе на КЭДО, то, согласно ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ, ей необходимо подготовить локально-нормативный акт, в котором будут прописаны:

• сведения об информационных системах, с использованием которых работодатель будет осуществлять электронный документооборот;

• порядок доступа к системе работодателя (при необходимости);

• перечни электронных документов и категорий работников, в отношении которых осуществляется КЭДО;

• срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота; 

• сведения о дате введения КЭДО, устанавливаемой не ранее дня истечения срока указанного уведомления.

Вышеперечисленные пункты локально-нормативного акта говорят о том, что КЭДО-платформа – первый шаг и фундамент для перехода на новый формат взаимодействия. А значит, чтобы процесс был не в тягость руководству бизнеса, отделу кадров и сотрудникам, необходимо, чтобы ИТ-решение оптимально поддерживало документооборот по всем основным кадровым бизнес-процессам, в том числе нестандартным, присущим только вашей компании. Она должна иметь возможность подписания электронных документов со стороны работодателя и сотрудника с разных типов устройств (компьютеров, смартфонов, планшетов), чтобы достичь своей основной цели – упрощения документооборота.

Сегодня компании могут подойти к выбору КЭДО-платформы тремя путями: использовать цифровую платформу «Работа в России», разработать собственную информационную систему или приобрести готовое ПО. В качестве последнего можно рассмотреть сервис «1С: Кабинет сотрудника». Это отличное комплексное решение, состоящее из двух частей:

• личный кабинет сотрудника, который может располагаться как в облаке, так и в корпоративной части компании;

• ядро системы, реализованного в зарплатно-кадровых продуктах «1С», таких как «Зарплата и управление персоналом», «Комплексная автоматизация» и т.д.

Главное преимущество сервиса «1С: Кабинет сотрудника» – это возможность его безболезненного встраивания в уже имеющуюся ИТ-инфраструктуру компании. Работникам кадровой службы не придется дублировать действия на кадровых порталах или в дополнительных программах – они смогут взаимодействовать с сотрудниками через привычный интерфейс зарплатно-кадровой системы «1С».  

Компании, внедрившие сервис, отмечают:

• сокращение времени обработки документов;

• снижение роли человеческого фактора при подготовке документов;

• повышение прозрачности кадровых процессов;

• экономию ресурсов, обеспечивающих жизнедеятельность компании.

Сотрудники поддерживают внедрение сервиса, т.к. он:

• упрощает процесс подготовки и подачи заявлений – на отпуск, на предоставления налоговых вычетов и т.д.;

• дает возможность получить справку в электронном виде;

• делает доступной информацию о накопленных днях отпуска, ближайшем отпуске по графику и расчетных листках за любой период – всё это есть в личном кабинете;

• не требует присутствия в офисе или отправки оригиналов по почте для подписания документов.

Решение принято. Как эффективнее организовать работу по внедрению сервиса?

Небольшие компании, планирующие остаться в рамках типового функционала, могут внедрить сервис собственными силами. При грамотной организации работ, срок проекта не превысит одного месяца.

 Для крупных компаний разумным решением будет обратиться к партнерам фирмы «1С», имеющим опыт внедрения сервиса, и выполнить пилотный запуск на ограниченном числе пользователей, а после – тиражировать систему на все подразделения компании. 

Как перейти на КЭДО

Как правило, проекты по внедрению КЭДО включают в себя следующие этапы:

Этап 1: внедрение типовой функциональности личного кабинета

Здесь компания разворачивает и настраивает систему, создает личные кабинеты, налаживает обмен между сервисом и ядром на основе зарплатно-кадровой конфигурации, проводит обучение сотрудников. На выходе бизнес получает полнофункциональную систему, закрывающую его  потребности на 60-85%. 

Этап 2: адаптация сервиса под потребности бизнеса

Этот этап начинается с проведения обследования  и формализации бизнес-процессов компании. Это фундамент всех будущих проектных решений. 

В рамках проекта компания составляет  требования и техническое задание, разрабатывает и настраивает новую функциональность, вводит систему в эксплуатацию. В результате бизнес получает систему, на 100% соответствующую его потребностям и ожиданиям.

Сроки проекта могут варьироваться от трех месяцев до полугода и больше,  и зависят главным образом от объема доработок.

Пример из практики вместо заключения

В 2022 году Corpsoft24 перешла на КЭДО.  Внедрение выполнили собственные специалисты компании, проект занял порядка полутора месяцев. Согласие на присоединение к КЭДО дали 99,5% сотрудников. В настоящий момент компания использует типовую функциональность сервиса, со стороны кадровый системы есть лишь незначительный доработки, связанные с формированием графика отпусков. Ниже сравнили процедуру оформления отпуска за свой счет до перехода на КЭДО и после него.

Нет сомнений в том, что в ближайшие 3-5 лет КЭДО вытеснит бумажный документооборот, поэтому переходить на него стоит уже сейчас. 

Можно выбрать самостоятельный путь перехода с привлечением собственных ИТ-сотрудников. Но, если нет необходимой экспертизы, можно и целесообразно выбрать компанию-партнера «1С», которая имеет опыт перевода на КЭДО, в том числе с нестандартными подходами.

Что касается экспертизы Corpsoft24:

• в наших проектах участвуют только высококлассные сертифицированные специалисты, имеющие за плечами богатый опыт внедрения «1С»в самых разных областях;

• в своей работе мы ориентируемся на стандарты «1С» и проверенную годами проектную технологию, каждый этап которой тщательно документируется, а если после внедрения клиент хочет поддерживать систему своими силами, мы предоставляем ему для этого все необходимое;

• на всех этапах как типового, так и проектного внедрения наша команда полностью поддерживает заказчика и его сотрудников;

• клиент получает не просто программный продукт, а четко выстроенные процессы, полностью соответствующие бизнесу.