«Зачем использовать дорогой продукт для коммуникаций от Microsoft, если есть «условно» бесплатный сервис от Яндекс или Mail.ru?» — частый вопрос при выборе системы электронной почты до момента, когда становятся адептами MS Exchange.
А вот, когда ими уже становятся, то бывает задают другой вопрос: «Почему вы до сих пор не перешли на Outlook и Exchange как стандарт коммуникации внутри компании?!»
Так чем же так цепляет MS Exchange и в чем его популярность в крупных компаниях? Давайте разбираться. В этом нам помог коллега Максим Юрчак, специалист технической службы CorpSoft24. Он дал ценные комментарии о своем опыте работы с почтой Exchange, рассказал за что ее любит, и чем она может быть полезна.
Сначала поговорим о бесплатных почтовых клиентах и серверах, а потом перейдем к нашему герою — MS Exchange и его инструментам, которые облегчают и ускоряют работу.
Яндекс Почта, Mail.ru, Gmail, Opera Mail и другие бесплатные сервисы: что и как
У каждой организации свой бюджет. И если нет средств для платного продукта, используют бесплатный. Хотя бесплатность сомнительная — пользователь обречен на просмотр рекламы в браузере. Но да, обмениваться письмами, фильтровать почту, отправлять вложения и другие базовые вещи в бесплатной системе делать можно. А вот с чем могут возникнуть сложности:
– Отсутствует корпоративная среда
Все данные хранятся на конкретном почтовом ящике. Если сотрудник захочет удалить всю переписку перед увольнением, то восстановить её будет невозможно.
– Техническая поддержка может долго реагирует на запрос (больше часа)
Если возникнет проблема при работе с почтой, не факт что ее получится быстро решить. Это может быть чревато убытками для компании.
– Слабая степень защиты от взлома
К сожалению в интернете даже существуют платные услуги по взлому почт на популярных бесплатных сервисах.
MS Exchange: что и как
Microsoft Exchange — почтовый сервер корпоративного уровня. Он обладает расширенным бизнес функционалом и высокой степенью надежностью для других почтовых систем.
Exchange оптимизирует рабочие процессы, позволяя пользователям работать в команде и иметь доступ к почте практически в любом месте и с любого устройства.
Интересные возможности Exchange, которые делают работу эффективнее
Попытаемся раскрыть хотя-бы часть возможностей продукта, сделав акцент на том, что сами активно используем в работе.
1. Адресная книга — мощный помощник для оперативной коммуникации
Это инструмент, который помогает в одном месте собрать список всех сотрудников компании.
Причем мы получаем не просто фамилию и имя в адресной книге, а видим должность, телефоны, офис, отдел, кабинет и кладезь другой полезной информации. Открыв карточку, узнаем еще больше — руководителей и людей в подчинении, на которых можно сразу перейти, если нужно с ними связаться.
Адресная книга тесно интегрирована с сервисом AD (Active Directory). Это означает, что любое изменение атрибутов сотрудника тут же автоматически изменится в адресной книге. Поэтому достаточно поддерживать информацию о сотруднике в актуальном состоянии в одном месте.
Пример карточки в адресной книге
2. Функциональный календарь для эффективного планирования
В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте мы можем посмотреть расписание коллег и подобрать свободное время для встречи с нужными сотрудниками. Это делается как вручную, так и автоматически.
Кроме участников собрания в режиме планирования можно зарезервировать время переговорной комнаты. Для это нет необходимости создавать отдельный календарь для переговорной. В случае если время собрания будет пересекаться с другим собранием, в ответ придёт уведомление, что указанное время занято — и будет предложено альтернативное время.
Инициатор собрания может легко переносить время начала и окончания встречи. Он видит занятость всех членов мероприятия, но мероприятия коллег остаются скрытыми. После того как будет найдено время, которое подходит всем, можно отправить обновление всем участникам встречи — они получат обновленное приглашение на собрание.
Получатели смогут просмотреть приглашение, принять его, оставить под вопросом или отклонить, а также предложить новое время. Если пользователь выберет «Поставить под вопрос и предложить новое время», у него откроется новое окно, похожее на окно помощника по планированию.
Скриншот интерфейса календаря Microsoft Outlook
Многие руководители, используя альтернативные почтовые серверы, передают учётные данные своих почтовых ящиков своим помощникам и секретарям. Те, в свою очередь, помогают актуализировать время в календаре с учетом изменений.
В Exchange в этом нет необходимости. Достаточно создать отдельный календарь и поделиться им со своим доверенным лицом, ответственным за расписание. Сотрудник сможет управлять календарем, но не будет видеть переписку с партнерами или контрагентами.
3. Возможность отозвать отправленные письма
Бывают ситуации, когда письмо нечаянно отправляют с ошибкой. Например, с неверным получателем, опечаткой, без важного вложения. В Exchange предусмотрена спасительная функция — recall message, которая позволяет отозвать отправленное письмо, удалив его в ящике получателя.
Стоит сразу отметить, что отзыв почтовых сообщений работает только в среде Outlook/Exchange.
4. Exchange Control Panel — эффективное средство управления
Иногда приходится долго ждать ответ от службы поддержки, чтобы всего лишь изменить, например, внутренний телефон или данные о должности.
Одна из интересных возможностей панели управления Exchange Control Panel — доступ пользователя к некоторым атрибутам их собственной учетной записи в Active Directory. Сотрудник самостоятельно может заполнить некоторые свои контактные данные, например, адрес, телефон.
Также панель управления существенно сокращает время сотруднику на выяснение пути письма. Больше не надо звонить в поддержку с просьбой разобраться в этом вопросе. Достаточно открыть закладку delivery report и самому все посмотреть.
Скриншот отчета о доставке
5. Высокая скорость внутрикорпоративной переписки для оперативной работы
Время пересылки письма внутри Exchange — несколько секунд. Можно переслать файл коллеге, и он тут же сможет его открыть.
Например, в Яндекс.Почте между ящиками внутри одного домена письмо идет около минуты.
6. Автоответ в Outlook с уточняющей информацией
В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook помогает рассказать коллегам и клиентам к кому стоит обратиться в ваше отсутствие.
Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска, и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.
Функция доступна во всех версиях программы. При этом автоответы внутри организации и ответы, которые вы будете отправлять своим клиентам или партнёрам могут отличаться.
Пример ответа для коллег
Пример ответа для клиентов
6. Оперативная техническая поддержка в Exchange по модели SaaS (почта в облаке с полным сопровождением)
Время ожидания ответа — до 15 минут. Можно оперативно решить насущные вопросы и форс мажоры, например: добавить новых пользователей, увеличить объем диска, восстанавливить удаленную сотрудником переписку и т.д.
Что по итогу
Каждая компания должна сама для себя решить какой путь выбрать: оставаться на бесплатной почте, разворачивать сервер MS Exchange самим или работать с поставщиком облачных услуг по модели IaaS или SaaS.
Скоро подробнее расскажем о каждом пути с плюсами, минусами и ценообразованием. Не пропустите!
