Как электронная почта MS Exchange облегчает работу сотрудникам и влюбляет в себя корпорации

29 июня 2021

«Зачем использовать дорогой продукт для коммуникаций от Microsoft, если есть «условно» бесплатный сервис от Яндекс или Mail.ru?» — частый вопрос при выборе системы электронной почты до момента, когда становятся адептами MS Exchange.

А вот, когда ими уже становятся, то бывает задают другой вопрос: «Почему вы до сих пор не перешли на Outlook и Exchange как стандарт коммуникации внутри компании?!»

Так чем же так цепляет MS Exchange и в чем его популярность в крупных компаниях? Давайте разбираться. В этом нам помог коллега Максим Юрчак, специалист технической службы CorpSoft24. Он дал ценные комментарии о своем опыте работы с почтой Exchange, рассказал за что ее любит, и чем она может быть полезна.

Сначала поговорим о бесплатных почтовых клиентах и серверах, а потом перейдем к нашему герою — MS Exchange и его инструментам, которые облегчают и ускоряют работу.



Яндекс Почта, Mail.ru, Gmail, Opera Mail и другие бесплатные сервисы: что и как

У каждой организации свой бюджет. И если нет средств для платного продукта, используют бесплатный. Хотя бесплатность сомнительная — пользователь обречен на просмотр рекламы в браузере. Но да, обмениваться письмами, фильтровать почту, отправлять вложения и другие базовые вещи в бесплатной системе делать можно. А вот с чем могут возникнуть сложности:

– Отсутствует корпоративная среда

Все данные хранятся на конкретном почтовом ящике. Если сотрудник захочет удалить всю переписку перед увольнением, то восстановить её будет невозможно.

– Техническая поддержка может долго реагирует на запрос (больше часа)

Если возникнет проблема при работе с почтой, не факт что ее получится быстро решить. Это может быть чревато убытками для компании.

– Слабая степень защиты от взлома

К сожалению в интернете даже существуют платные услуги по взлому почт на популярных бесплатных сервисах.



MS Exchange: что и как

Microsoft Exchange — почтовый сервер корпоративного уровня. Он обладает расширенным бизнес функционалом и высокой степенью надежностью для других почтовых систем.

Для доступа к платформе используют приложение Microsoft Outlook — как раз через его интерфейс проходит основная работа и взаимодействия пользователей.

Exchange оптимизирует рабочие процессы, позволяя пользователям работать в команде и иметь доступ к почте практически в любом месте и с любого устройства.



Интересные возможности Exchange, которые делают работу эффективнее

Попытаемся раскрыть хотя-бы часть возможностей продукта, сделав акцент на том, что сами активно используем в работе.



1. Адресная книга — мощный помощник для оперативной коммуникации

Это инструмент, который помогает в одном месте собрать список всех сотрудников компании.

Причем мы получаем не просто фамилию и имя в адресной книге, а видим должность, телефоны, офис, отдел, кабинет и кладезь другой полезной информации. Открыв карточку, узнаем еще больше — руководителей и людей в подчинении, на которых можно сразу перейти, если нужно с ними связаться.

Адресная книга тесно интегрирована с сервисом AD (Active Directory). Это означает, что любое изменение атрибутов сотрудника тут же автоматически изменится в адресной книге. Поэтому достаточно поддерживать информацию о сотруднике в актуальном состоянии в одном месте.

MS-Exchange
Пример карточки в адресной книге


2. Функциональный календарь для эффективного планирования

В зависимости от настроек приватности сервера, в почтовом клиенте мы можем посмотреть расписание коллег и подобрать свободное время для встречи с нужными сотрудниками. Это делается как вручную, так и автоматически.

Кроме участников собрания в режиме планирования можно зарезервировать время переговорной комнаты. Для это нет необходимости создавать отдельный календарь для переговорной. В случае если время собрания будет пересекаться с другим собранием, в ответ придёт уведомление, что указанное время занято — и будет предложено альтернативное время.

Инициатор собрания может легко переносить время начала и окончания встречи. Он видит занятость всех членов мероприятия, но мероприятия коллег остаются скрытыми. После того как будет найдено время, которое подходит всем, можно отправить обновление всем участникам встречи — они получат обновленное приглашение на собрание.

Получатели смогут просмотреть приглашение, принять его, оставить под вопросом или отклонить, а также предложить новое время. Если пользователь выберет «Поставить под вопрос и предложить новое время», у него откроется новое окно, похожее на окно помощника по планированию.

MS-Exchange
Скриншот интерфейса календаря Microsoft Outlook

Многие руководители, используя альтернативные почтовые серверы, передают учётные данные своих почтовых ящиков своим помощникам и секретарям. Те, в свою очередь, помогают актуализировать время в календаре с учетом изменений.

В Exchange в этом нет необходимости. Достаточно создать отдельный календарь и поделиться им со своим доверенным лицом, ответственным за расписание. Сотрудник сможет управлять календарем, но не будет видеть переписку с партнерами или контрагентами.



3. Возможность отозвать отправленные письма

Бывают ситуации, когда письмо нечаянно отправляют с ошибкой. Например, с неверным получателем, опечаткой, без важного вложения. В Exchange предусмотрена спасительная функция — recall message, которая позволяет отозвать отправленное письмо, удалив его в ящике получателя.

Стоит сразу отметить, что отзыв почтовых сообщений работает только в среде Outlook/Exchange.



4. Exchange Control Panel — эффективное средство управления

Иногда приходится долго ждать ответ от службы поддержки, чтобы всего лишь изменить, например, внутренний телефон или данные о должности.

Одна из интересных возможностей панели управления Exchange Control Panel — доступ пользователя к некоторым атрибутам их собственной учетной записи в Active Directory. Сотрудник самостоятельно может заполнить некоторые свои контактные данные, например, адрес, телефон.

Также панель управления существенно сокращает время сотруднику на выяснение пути письма. Больше не надо звонить в поддержку с просьбой разобраться в этом вопросе. Достаточно открыть закладку delivery report и самому все посмотреть.

MS-Exchange
Скриншот отчета о доставке


5. Высокая скорость внутрикорпоративной переписки для оперативной работы

Время пересылки письма внутри Exchange — несколько секунд. Можно переслать файл коллеге, и он тут же сможет его открыть.

Например, в Яндекс.Почте между ящиками внутри одного домена письмо идет около минуты.



6. Автоответ в Outlook с уточняющей информацией

В отпуске совсем не хочется читать корпоративную почту и отвлекаться на рабочие моменты. Автоответ в Outlook помогает рассказать коллегам и клиентам к кому стоит обратиться в ваше отсутствие.

Вы можете написать любую уточняющую информацию, например, телефон коллеги, подменяющего вас на период отпуска, и сразу перенаправить все письма на его почтовый ящик.

Функция доступна во всех версиях программы. При этом автоответы внутри организации и ответы, которые вы будете отправлять своим клиентам или партнёрам могут отличаться.

MS-Exchange
Пример ответа для коллег

MS-Exchange
Пример ответа для клиентов


6. Оперативная техническая поддержка в Exchange по модели SaaS (почта в облаке с полным сопровождением)

Время ожидания ответа — до 15 минут. Можно оперативно решить насущные вопросы и форс мажоры, например: добавить новых пользователей, увеличить объем диска, восстанавливить удаленную сотрудником переписку и т.д.



Что по итогу

Каждая компания должна сама для себя решить какой путь выбрать: оставаться на бесплатной почте, разворачивать сервер MS Exchange самим или работать с поставщиком облачных услуг по модели IaaS или SaaS.

Скоро подробнее расскажем о каждом пути с плюсами, минусами и ценообразованием. Не пропустите!

Корпоративная почта по модели SaaS
Exchange
Корпоративная
почта
по модели
SaaS

Остались вопросы?

Напишите нам и мы вам ответим
Демьян Раменский
Руководитель направления Хостинг ИСПДн CorpSoft24
Ваше сообщение
успешно отправлено
Мы ответим вам в ближайшее время
CorpSoft24
Адрес компании corpsoft24 127473, РФ, МОСКВА, УЛ. СЕЛЕЗНЕВСКАЯ, Д.32
загрузка карты...