Как подружиться с удаленкой? Быстро, конструктивно, эффективно

Удаленка айтишнику друг, и это взаимно. Так сложилось исторически. Остальные состоят с ней в разных отношениях: кто-то с любопытством приглядывается, другие держатся на почтительном расстоянии, третьи бегают как от огня. И пускай бы так! Но из забавного феномена она внезапно превратилась не просто в тренд, а в тренд насущный. Нравится, не нравится — пойди организуй работу офиса удаленно. Как? Как-нибудь.

Пандемия сыграла здесь не последнюю роль. Подготовленными к дистанционной работе оказались единицы, да и те, в основном, в силу специфики работы. Остальным пришлось экстренно решать вопрос на уровне житейского опыта. У кого-то получилось криво, кого-то настиг эпический фэйл, а Бэтмен уже давно на пенсии и вопросами спасения мира больше не интересуется. В такой ситуации у любого глаз начнет дергаться.

Но выход есть, и он в объединении с теми, кто знает удаленку вдоль и поперек. Чтобы вам было проще понять, как строится удаленная работа, мы решили сделать обзор основных инструментов, которыми пользуется большинство компаний.

Бухгалтерия, коммерческий отдел и HR-подразделение — must have для любой организации. Для бухгалтеров в первую очередь актуальная работа с 1С, помимо которой они, конечно же используют корпоративную почту, файловый сервер и телефонию. Добавляем сюда CRM-систему или ее аналог и получаем список бизнес-инструментов коммерческого отдела. Кадровики обычно имеют дело с базовым набором: корпоративная почта, файловый сервер, телефония + 1С.

А теперь рассмотрим каждый инструмент детальнее...

*

Бухгалтерия

Основной инструмент — программа 1С. Как бухгалтер может получить к ней доступ? Например, скачать базу на флешку и забрать ее домой. Если бухгалтерия состоит из одного человека, это ок. Если же их несколько, возникают сложности. Каждый вносит свои изменения, путаницы с версиями в этом случае не избежать, соответственно, есть риск потерять актуальные изменения. Допустим, бухгалтер поработал с данными на флешке и передал ее другому сотруднику. Тот неправильно вставил ее в разъем, флешка сломалась и, как минимум, последняя часть работы канула в Лету. Досадная ситуация, согласитесь.

Можно хранить базу, например, на Яндекс.Диск. В этом случае ваша информация оказывается у третьих лиц. Насколько вы им доверяете? Вопрос сохранности данных остается открытым.

Еще один вариант доступа — когда база данных хранится на виртуальном сервере, а на рабочем столе сотрудника, который находится дома, установлен полноценный 1С-клиент, подключающийся через VPN-соединение. Здесь нужно учитывать скорость доступа в интернет на стороне пользователя. Если она достаточно высокая, обойдется без неудобств. Если же скорость ниже той, к которой вы привыкли в офисе, процессы будут подтормаживать. База размещается на сервере, на передачу и обработку данных тратятся ресурсы сети, отсюда неприятное замедление.

Теперь пара слов про безопасность: если настроить все через VPN корректно, никаких проблем не будет. База данных хранится в одном месте, и с ней одновременно может работать несколько пользователей.

Третий вариант доступа — удаленный рабочий стол. В этом сценарии развития событий пользователь получает только “картинку” и работает с удаленным рабочим столом на терминальном сервере. Данные при этом не покидают облако, производительность ровно такая же, как и в офисе. И, опять-таки, никаких вопросов относительно безопасности и эффективности работы. Сотрудник подключается к отказоустойчивому виртуальному серверу через VPN или посредством защищенного подключения с SSL-сертификатом. С базой данных может одновременно работать несколько пользователей. В общем, все в полном порядке.

Важный момент: в первом случае, когда бухгалтер забирает базу с собой на флешке, он ни от чего не зависит и спокойно работает в условиях отсутствия интернета. А вот в остальных вариантах сценария без интернета никак. Если у сотрудника интернет пунктиром, он будет терять доступ к базе данных.

Разместить 1С в облаке

Файловый сервер

Это общая сетевая папка, предназначенная для хранения файлов. Доступ к ней имеют все сотрудники компании. Они могут скачивать, заливать, изменять и удалять хранящиеся там файлы. К ней также можно подключаться через VPN-соединение. Минус в том, что данные передаются через интернет. Ширина канала и удаленность сотрудника влияют на качество рабочих процессов. Чем вы дальше, тем ниже скорость копирования информации. Допустим, вам нужно распечатать что-то на локальном принтере, который находится у вас дома. В этом случае возникнет небольшая задержка, скажем, 5-7 секунд. Но с этим можно жить.

Если говорить об удаленном рабочем столе, все файлы лежат вместе в одном облаке и никаких задержек между серверами нет, поэтому открывается все хорошо и быстро, а пользователю опять-таки передается только картинка.

Можно организовать работу с файловым сервером с помощью сторонних облачных сервисов (Yandex.Диск, Google Drive, Dropbox и т. д). В этом случае важно учесть такие нюансы: во-первых, ваша информация находится у третьих лиц, во-вторых, файлы синхронизируются с вашим локальным ноутбуком и, если вы его потеряете, хранящиеся в нем данные могут попасть в руки злоумышленников. Кроме всего прочего, объем бесплатного пространства на подобных дисках ограничен.

Организовать защищенное файловое хранилище

Корпоративная почта

С корпоративной почтой все намного проще и удобнее. Этот сервис изначально рассчитан на удаленное подключение пользователей и не особенно требователен. Как правило, сервер стоит в каком-то одном месте и изначально настроен так, чтобы вы могли подключаться к нему хоть с края земли. Если, конечно, во внутренних корпоративных стандартах не прописаны какие-то ограничения на этот счет.

Доступ к почте можно настроить с мобильного телефона или с ноутбука, почтовый клиент настраивается как на локальном, так и на удаленном рабочем столе. Можно подключаться к почтовому серверу через web-интерфейс. Если какие-то задержки и возникают в рабочем процессе, то они практически не ощутимы для пользователя.

Что касается безопасности, подключение обычно осуществляется через интернет, и все почтовые программы и сервера сразу настраиваются на защиту данных и установку SSL-сертификатов. Здесь все хорошо.

Организовать корпоративную почту

Телефония

Самый простой и безопасный вариант настройки, исключающий подключения извне, — переадресация вызовов на мобильный телефон сотрудника. Плюс заключается в легкости налаживания работы — переключил и все. Минус — в увеличении затрат компании, которая будет платить за переадресацию каждого входящего звонка на мобильный сотрудника. Вдобавок он не будет видеть, кто ему звонит. Для него транслируется офисный номер. Возможность переброса номера, в принципе, существует, но она предусмотрена не всегда. Этот нюанс нужно уточнять в диалоге с поставщиком услуг.

Надо отметить, что не все функции внутренней АТС использовать удобно, к примеру, собирать ту же конференцию. Приходится держать в памяти набор комбинаций клавиш, а это не каждому по зубам, поэтому иногда проще воспользоваться программами Skype или Zoom.

Еще один вариант развития событий — подключение к телефонии внешних клиентов. Это может быть как SIP-аппарат, который устанавливается у пользователя, так и программный SIP-клиент, который устанавливается на любой гаджет — ноутбук, к примеру, и вы можете общаться с помощью наушников и микрофона. SIP-клиент подключают к АТС, он получает тот же номер, авторизуется и предоставляет пользователю все те же возможности, которыми он располагал в офисе.

И снова к вопросу качества интернет-связи: в случае низкой скорости возможны небольшие помехи. Впрочем, SIP-телефония не слишком требовательна к ширине канала. Если пользователь находится в пределах до 1000 км от сервера, слышимость будет хорошей. Если он дислоцируется во Владивостоке, в разговоре могут возникать небольшие задержки, но это не критично.

Безопасность: можно подключать телефонию через VPN или с помощью собственных зашифрованных протоколов. Здесь важно как следует присмотреться и понять, поддерживает ли их выбранная телефония. Если да, то, как говорится, no problem — можно обойтись без VPN-соединения.

Постарайтесь отнестись к вопросу безопасности максимально ответственно. Если телефония подключается через интернет, на горизонте тут же появляется масса злоумышленников, желающих воспользоваться вашим ресурсом в корыстных целях, например, чтобы устроить серию спам-дозвонов за ваш счет. Так что будьте бдительны: фильтруйте входящие каналы или подключайтесь через VPN.

*

Коммерческий отдел использует аналогичные инструменты. Важным ресурсом сотрудников этого отдела выступает CRM-система или ее аналоги.

CRM

Если компания использует облачную CRM-систему (Битрикс24, amoCRM или что-то еще), доступ осуществляется через браузер, так что подключаться к ней с рабочего места в офисе или из дома — разницы нет. Это одинаково удобно.

В случае с использованием локальной версии системы, она устанавливается на сервер. Дальше специалист, который ее обслуживает, настраивает тот или иной вариант доступа, например, только из внутренней локальной сети, тогда и все последующие подключения он организовывает через VPN-соединение. А можно сразу же организовать доступ через интернет с разных внешних устройств, включая мобильный телефон, в этом случае при переходе на удаленку у пользователей не возникнет никаких проблем, потому что все было настроено заранее.

Задержки для CRM не критичны. Если сервер находится где-то поблизости, окошки будут отрисовываться чуть быстрее, будут шустрее выполняться запросы. При работе через интернет, вероятнее всего, будет возникать небольшое торможение.

*

Кадровый отдел использует все основные инструменты, которыми пользуются остальные отделы + 1С. Исключение — CRM.

Организовать удаленный рабочий стол
*

Как удаленка организована в CorpSoft24

Компания CorpSoft24 с самого начала расположила свою информационную инфраструктуру в облаке. Мы разворачивали ее с нуля, поэтому проблем с миграцией данных не было. Создавать что-то с чистого листа всегда проще. Всем пользователям были предоставлены доступы к терминальному серверу, который размещается в облаке, инструкция по подключению, каждый получил персональные логин и пароль. Подключение происходит с персонального компьютера, и у сотрудника открывается второй рабочий стол, располагающийся на сервере: там запускаются все приложения и хранятся все данные, а пользователю на его домашний ноутбук передается картинка виртуального монитора.

Когда все данные хранятся на терминальном сервере, удобнее отвечать за их сохранность, разграничивать доступ сотрудников к информации, администрировать все процессы. Пользователи могут с легкостью обмениваться даже очень большими по объему файлами.

Быть облачным оператором удобно. С одной стороны, мы помогаем клиентам, обеспечивая им комфортную дистанционную работу, а с другой, облегчаем жизнь самим себе и используем собственные возможности наравне с заказчиками.

В нашей облачной инфраструктуре постоянно происходят какие-то изменения: добавляются новые ресурсы, обновляется оборудование, меняются версии ПО, внедряются новые продукты, и это позволяет нам предоставлять более качественные услуги.


Сергей Бондаренко, технический директор CorpSoft24

С началом пандемии мы стали чаще использовать веб-конференции. Если раньше мы больше общались по телефону и вживую, сейчас отдаем предпочтение Skype и Zoom.

Чтобы оптимизировать удаленную работу, к примеру, бухгалтера, мы привезли ей домой один из офисных принтеров и настроили работу так, чтобы она могла распечатывать документы и здесь и там, когда возникает такая необходимость.

Каждый решает для себя сам — либо развиваться, либо работать как раньше. Запад уже весь в облаках, и наши люди тоже начинают доверять облачным решениям. Страх, существовавший 10 лет назад, постепенно проходит. Сейчас большая часть людей связана с облачными технологиями. Многие об этом даже не подозревают. Вот смотрите: у каждого есть смартфон, а он зачастую задействует облачные технологии.

Важно понимать, что это нужно и действительно помогает. На рынке много облачных операторов, мы — одни из первооснователей и уже имеем большой опыт. У компаний-новичков бывает так, что пока они строят свою облачную инфраструктуру, возникает много колебаний: меняются какие-то настройки, через пару лет происходят какие-то административные деления, руководство меняется. Все эти этапы нами уже пройдены, поэтому мы продолжаем активно развиваться, оставаясь при этом стабильными.

Андрей Варак, заместитель директора CorpSoft24

Наша собственная информационная инфраструктура находится в облаке. Это логично, так как компания CorpSoft24 — облачный оператор. В нашем офисе есть только телефон, Интернет и рабочие места: это компьютеры и зачастую ноутбуки, которые обеспечивают сотрудникам мобильность. Берешь ноутбук домой, когда в этом есть необходимость, и работаешь в привычной среде. Например, моя работа дома ничем не отличается от офисной за исключением ссылок, сохраненных в локальном браузере. 90% наших сотрудников работает дома.

Наталья Витер, руководитель коммерческого отдела CorpSoft24

Опыт удаленной работы был у меня еще до начала пандемии. Уходя с рабочего места в офисе, я сворачиваю окно, открываю его на ноутбуке дома или на домашнем компьютере и продолжаю с того места, на котором остановилась. Это позволяет избежать разорванности процесса, когда, например, какой-то файл через почту перекидываешь. У меня все находится в облаке.

Я с легкостью перешла на удаленку. Это оказалось удобно, и моя продуктивность повысилась, потому что я не трачу время на дорогу и могу работать везде. Более того, сейчас я нахожусь дома с четырехмесячным ребенком и продолжаю работать, потому что очень вовлечена в деятельность своей компании. В роддоме на меня смотрели довольно странно, когда муж на второй день после родов привез мне рабочий ноутбук. Не могу сказать, что я полноценно работала, но какие-то процессы продолжала контролировать, держала руку на пульсе.

Будучи в отпуске в Тайланде, я могла составлять коммерческие предложения, и клиент даже не подозревал, что меня нет на рабочем месте. В какой-то момент коллеги помогли мне наладить взаимодействие с телефонией. Допустим, мне звонят на офисный номер, попадают на мой мобильный, и я могу сделать перевод звонка на другого офисного сотрудника, который также может взять трубку с мобильного телефона. Для клиента это все выглядит так, как будто мы сидим в офисе, и я набираю добавочный номер, а мы, на самом деле, находимся в разных частях города и вот так продолжаем работать.

У нас есть CRM-система, в которой я, как руководитель коммерческого отдела, распределяю входящие запросы и отслеживаю их исполнение. Для внутренних совещаний мы используем Skype. Для совещаний с клиентом — Skype или Zoom. Если клиент тоже оторван от компьютера, я могу организовать конференцию на мобильном.

Удаленка позволила мне полноценно работать в декрете и не терять нить бизнеса.

Елена Бурыкина, бухгалтер CorpSoft24

Изначально по регламенту компании у нас все всегда работали в облаке. Помогает это тем, что я могу из любой точки практически с любого устройства подключиться удаленно к ресурсу, на котором находятся все мои базы, папки, файлы, — все, что мне нужно.

Если сравнивать такой формат с работой бухгалтера в обычной компании, это на порядок удобнее.

Ирина Просвирнина,секретарь CorpSoft24

Чтобы обеспечить мне полноценную дистанционную работу, коллеги помогли разобраться с телефонией. Спасибо им за это! Я, в свою очередь, разгружала их в период самоизоляции, продолжая отвечать на входящие звонки дома так же, как я делала это в офисе.

Удаленный рабочий стол
Доступ
к рабочему столу
из любой точки мира.

Остались вопросы?

Напишите нам и мы вам ответим
Демьян Раменский
Руководитель направления Хостинг ИСПДн CorpSoft24
Ваше сообщение
успешно отправлено
Мы ответим вам в ближайшее время
CorpSoft24
Адрес компании corpsoft24 127473, РФ, МОСКВА, УЛ. СЕЛЕЗНЕВСКАЯ, Д.32
загрузка карты...